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August 7th, 2014 by Marco
Un giorno un anziano ex dirigente di azienda – che mi stava dando dei consigli circa un progetto che era finito in un insuccesso del quale tendevo ad attribuire la causa alla scarsa qualità delle persone coinvolte – mi disse:
“il bravo fornaio sa fare il pane buono con la farina che ha, anche se questa non è di grande qualità”.
 Ho riflettuto spesso su questo spunto e mi è tornato di nuovo in mente guardando i recenti campionati del mondo di calcio, nei quali si sono viste squadre che sopperivano con l’organizzazione alla mancanza di qualità.
In effetti è così, per fare un confronto lampante preso da un passato più o meno recente, o sei l’Argentina di Maradona (con in squadra un genio che da solo risolve le partite) o sei la Grecia che ha vinto una volta il campionato europeo con una squadra di giocatori appena discreti e però un’organizzazione di squadra quasi militare.
In fondo anche il mio essere un maratoneta segue questa filosofia, perché non ho né il talento né la struttura fisica del maratoneta, però con metodo e organizzazione ho potuto raggiungere risultati impensabili a priori.
Il parallelo aziendale va alle aziende familiari che in questo periodo storico, a 50-60 dal boom economico, di frequente si trovano ad affrontare un ricambio generazionale: in molti casi queste aziende sono state create da imprenditori talentuosi che hanno giocato da soli e con iniziative spesso geniali, favorite dal momento storico, hanno costruito floride aziende e creato ricchezza; ma la sopravvivenza e la prosperità futura delle stesse aziende sono spesso date dalla capacità da parte degli eredi, con meno talento e in tempi più difficili, di affidarsi all’organizzazione per costruire una squadra che sappia raggiungere obiettivi ambiziosi applicandosi con metodo, e costanza.
Il project management è a supporto di questo tipo di approccio, forse meno creativo ma sicuramente efficace.
December 5th, 2011 by Marco
La maratona è la metafora della vita, all’inizio non hai esperienza, non sai cosa ti riserverà il futuro ma sei pieno di vitalità ed energie, verso la fine hai molta esperienza e sai cosa puoi fare, ma la vitalità e le energie se ne sono andate
 Un amico podista che mi è venuto a trovare nei giorni scorsi mi ha dato questo spunto interessante. C’è una verità in questa affermazione che si applica non solo a tutta la vita nel suo complesso ma anche a tutte le situazioni particolari della vita, ai nostri progetti.
Quando ci avviamo per intraprendere una nuova iniziativa siamo pieni di idee, entusiasmo ed energia, ma difettiamo di capacità decisionale; poi alla lunga sicuramente accumuliamo esperienza, che si traduce sicuramente in capacità decisionale, ma dobbiamo anche far fronte ai momenti di stanchezza e nei quali le risorse vengono meno, chi non si è mai trovato in situazioni in cui si fatica a trovare forze, soprattutto mentali, per chiudere i progetti?
Anche nei progetti aziendali spesso ci sono difficoltà a chiudere i progetti e le difficoltà non sono solo di budget. Certamente se facciamo errori decisionali nelle fasi iniziali (stime errate, sottovalutazione dei rischi, scarso controllo sull’efficienza) potremmo trovarci con un budget troppo scarso verso le fasi finali. Ma queste situazioni si possono risolvere. La mia personale esperienza e osservazione mi suggerisce che la vera criticità è quando vengono a mancare le risorse mentali, perché a quel punto cala l’intensità di azione e la capacità decisionale. In chiusura di progetto le risorse mentali sono fondamentali.
È importante capire che esistono compiti poco ‘intensi’ da un punto di vista prettamente ‘fisico’ che però, per la concentrazione richiesta, risultano estremamente intensi. Per esempio, battere un rigore in una finale di campionato del mondo è una situazione ad alta intensità, che deriva dalla eccezionale concentrazione decisionale del momento.
E dalla posta in gioco, aggiungo io. La citazione è presa dal libro “Mourinho, questione di metodo” e l’affermazione è di Rui Faria, preparatore atletico di Mourinho. Credo che contenga una grande verità, nel calcio come nella maratona, come in qualunque sport agonistico, come in qualunque progetto, come nella vita. L’intensità, nel prendere decisioni per il governo dei progetti, è fondamentale.
All’inizio del progetto deve essere indirizzata soprattutto a mettere ordine, a prevenire rischi e problemi e preparare quello che avverrà dopo, a dosare correttamente l’energia fisica e mentale lungo il corso del progetto stesso.
Alla fine del progetto l’intensità dovrà essere indirizzata a una efficace chiusura dei punti aperti e al raggiungimento degli obiettivi che il progetto si prefigge.
Occorre quindi allenarsi alla gestione della concentrazione e al mantenimento di un livello adeguato di intensità decisionale per tutto il corso di ciascun progetto. Comprendendo anche quale livello di intensità ciascuno di noi è in grado di sostenere e per quanto tempo. Imparando ad alternare fasi intense e fasi di recupero attivo. Nella vita e nel lavoro come nello sport.
September 26th, 2011 by Marco
 Lo scorso fine settimana è stato, podisticamente parlando, il più deludente della mia piccola carriera. Avrei dovuto (e voluto) correre la maratona di Berlino, poi ai primi di settembre a causa di un impegno non rimandabile per sabato 24 ho dovuto rinunciarci e ripiegare sulla sicuramente meno motivante maratona di Bergamo e infine mi sono preso l’influenza per cui sono rimasto impotente a guardare pure quest’ultima.
Dopo aver investito per sei mesi su un progetto, questo prima si ridimensiona drasticamente e poi sfuma proprio in dirittura d’arrivo. In termini di project management mi ricorda quei progetti con una scadenza fissa e improrogabile imposta dal cliente oltre la quale viene vanificato tutto quello che è stato fatto.
In queste situazioni non c’è metodo, piano alternativo o gestione delle eccezioni che tengano, se il progetto ha mancato l’obiettivo c’è poco da girarci intorno, ha fallito.
E questo cosa centra con il titolo, vi chiederete? La riflessione che questa situazione mi ha indotto è a ben rifletterci meno fuori tema di quanto possa apparire: se il lavoro svolto nel progetto è riusabile in altri contesti e altre situazioni, allora l’investimento fatto andrà perso solo in minima parte, ci sarà qualche altro cliente al quale potrò proporre una soluzione basata sugli stessi compenenti sviluppati per il progetto andato male. Nel caso dell’allenamento per la corsa questo è sempre vero, ma – e qui sta la riflessione – possiamo dire lo stesso per quanto viene sviluppato per la realizzazione dei progetti aziendali con i quali abbiamo a che fare quotidianamente?
Nella mia professione osservo sempre una tendenza a ‘reinventare la ruota’ che oltre a generare inefficienza espone al rischio di buttare via tutto se il progetto non approda all’esito previsto. Meglio si fa quando si cerca di comporre ciò che il progetto deve realizzare mediante l’utilizzo di componenti standard, che garantiscono oltre a tempi più certi, costi più bassi e affidabilità più alta anche e soprattutto la loro riusabilità futura.
Ho dedicato gran parte della mia vita professionale alla ricerca della standardizzazione e industrializzazione dei progetti e dei relativi processi e credo di poter affermare, risultati alla mano, che questa può essere spinta molto oltre i limiti che comunemente si ritengono raggiungibili, con conseguenti vantaggi in termini di riusabilità.
Per mia fortuna nel breve periodo anche la forma fisica ha una riusabilità pressoché totale, vediamo se riesco a utilizzarla per qualche gara del calendario autunnale.
May 28th, 2011 by Marco
Ritorno sul tema dei rischi perché a mio modo di vedere non si finisce mai di parlarne abbastanza. L’occasione per parlarne è stato il webinar per Aula PMI che ho tenuto lo scorso 19 maggio sull’argomento e del quale può essere vista la registrazione sul portale Microsoft cliccando qui.
 Questo webinar segna uno stacco rispetto al passato, per la prima volta ho utilizzato la maratona come caso esemplificativo a cui applicare i vari argomenti trattati, per cui la metafora del podista è stata il filo conduttore di tutta la trattazione. Ovviamente i riferimenti nei miei pensieri andavano tutti alla maratona corsa il mese scorso, sicuramente ricca di spunti sul tema (per usare un eufemismo!), come già ampiamente spiegato nel mio precedente post.
Insieme ai partecipanti ci siamo chiesti qual è l’origine dei rischi, come analizzare le varie cause e come tenerne traccia. Poi siamo passati ad analizzare gli impatti, le relazioni causa effetto e le possibili azioni di risposta. Infine abbiamo toccato il tema del controllo dei rischi.
Parlare una volta ancora di rischi e delle loro misure, la probabilità e la prossimità, mi ha fatto venire in mente un’immagine rappresentativa che ho riportato nella foto qui sopra, ovvero quella tipica frase che c’è scritta nei retrovisori delle automobili americane: “gli oggetti nel retrovisore sono più vicini di quanto possano apparire”. La mia esperienza, e me ne convinco ogni giorno di più, è che le stime di probabilità e prossimità sono sempre troppo ottimistiche, anche i rischi sono sempre più vicini di quanto possano apparire. Questa frase andrebbe scritta nel ‘retrovisore’ di tutti i project manager.
April 16th, 2011 by Marco
Domenica scorsa ho avuto modo di sperimentare molto in pratica come una issue totalmente imprevista (il caldo intorno ai 30°C ad aprile) possa mettere compromettere completamente il rollout di un progetto (la mia maratona di Milano, che avevo preparato con tanta cura). Non che il caldo sia arrivato proprio all’improvviso, ma quando si è saputo che sarebbe arrivato era ormai troppo tardi per adottare misure preventive e non restava che provare a gestire la situazione.
 E così domenica mattina mi sono avviato verso la partenza cercando di capire quale potesse essere una strategia sensata per mettere in pratica tutte le raccomandazioni di prudenza del mio allenatore. Avendo come sempre suddiviso la prova in fasi (due fasi iniziali di 10 km ciascuna, seguite da 4 fasi di 5 km ciascuna e un ultima fase di 2.195 km) ho pensato che nella prima delle fasi avrei tenuto più o meno il ritmo previsto, cercando di approfittare del clima relativamente più fresco e ventilato. Così ho fatto anche se al decimo chilometro, mentre facevo il mio primo consuntivo e valutavo i margini di tolleranza sul ritmo tenuto e il budget di rischio ancora a disposizione, mi sono reso conto che stavo consumando più effort del previsto e per le fasi successive ho deciso di abbassare il ritmo di 5 secondi al chilometro. Mi sembrava una buona stima per una buona valutazione del rischio e invece il calcolo era di nuovo errato: al km 29, sotto il sole a picco, è sopraggiunta inesorabile la issue di progetto, sono andato in crisi e mi sono ritrovato in eccezione con tutti i piani saltati.
Quindi al km 30 sono stato costretto a un SAL d’urgenza per capire se il business case del progetto stava ancora in piedi e per cercare di predisporre un exception plan. In quella situazione 12 km ancora da percorrere sembravano veramente tanti, il tempo finale non sarebbe stato buono e il punto era: vale la pena l’effort per l’unico beneficio residuo, ovvero quello di essere comunque arrivato in fondo? Ho pensato che sì, la soddisfazione di farcela comunque valeva lo sforzo e ho predisposto l’exception plan: ritmo blando, bagnarsi spesso, fermarsi a tutti i ristori, mangiare e soprattutto bere molto. Le tre fasi rimanenti (le due di 5 km e l’ultima di 2,195 km) a quel punto le ho collassate in un unica fase e ho ‘navigato a vista’, tenendo sotto stretto controllo le sensazioni.
Così facendo ho completato la mia maratona nonostante tutto, e in un tempo nemmeno così malvagio viste le circostanze. Certo, ho mancato l’obiettivo (e beneficio) principale che era quello battere il mio personale e questo mi costringerà a mettere in cantiere un altro progetto…..
March 27th, 2011 by Marco
Ogni tanto mi chiedo perché la maratona abbia sempre esercitato e continui ad esercitare su di me tanto fascino. Me lo sono chiesto anche quando ho letto uno dei post più recenti dell’amico Walter Allievi sul suo blog, dal titolo Il sogno di Itaca: perseguite gli obiettivi, ma godetevi il processo, che mi ha suggerito una possibile spiegazione. La maratona mi affascina perché è un po’ un viaggio verso l’ignoto, ha qualcosa in comune con l’Odissea, che infatti è stata sempre una delle mie letture preferite.
“Qualunque sia il vostro lavoro o il vostro percorso di vita, abbiate un sogno. Perseguitelo e nel farlo godetevi il viaggio.”
E’ proprio così, la maratona è affascinante perché è un sogno, ed è bello godersi il viaggio, come ha fatto Ulisse. E il project management? Anche il project management è un po’ un viaggio verso l’ignoto, con la sua buona dose di fascino e un sogno, il progetto, da realizzare.
Non a caso nella gestione di tutti i progetti e soprattutto in quelli di rivolti al cambiamento in azienda gioca un ruolo fondamentale l’elemento dell’imprevedibilità, da cui l’importanza della valutazione e gestione dei rischi, presenti sempre in quantità superiori rispetto a quanto accade nella normale operatività aziendale.
.jpg "Ulisse e le sirene") Mi sorprende sempre quanto questo elemento venga sottovalutato. L’andare verso l’ignoto è sicuramente una parte molto affascinante dei progetti, ma è molto importante tentare di mitigare gli effetti dell’imprevedibilità per evitare che il sogno si trasformi in un incubo. Gli atteggiamenti che vanno per la maggiore sono invece la spericolatezza (per non dire l’incoscienza) di prendersi i rischi senza fare calcoli oppure il rifiuto del rischio e quindi la rinuncia sistematica all’azione e al sogno. A bene vedere poi sono spesso le stesse persone che oscillano da un atteggiamento all’altro, seguendo la ‘filosofia dello struzzo’: occhio non vede cuore non duole.
Salvo poi sorprendersi davanti al verificarsi degli inconvenienti e andare alla ricerca degli alibi più surreali per giustificare il proprio operato. Quante volte mi sono sentito proporre iniziative di business da persone che davanti ad elementari obiezioni in merito alla valutazione dei rischi mi hanno opposto un disarmante “ma mica facciamo le cose perché vadano male, vedrai che andranno bene”. Già, e se poi invece male ci vanno per davvero, abbiamo valutato come fare fronte alla situazione? Cercando di vedere il lato umoristico della cosa, sono arrivato alla conclusione che queste sono le stesse persone che se non fossero obbligate non assicurerebbero la propria automobile. Per mia fortuna ho lavorato con gli operatori del mondo del private equity e una cosa che mi hanno insegnato è che a ogni way-in deve corrispondere sempre una way-out solida e sostenibile.
La maratona e tutti gli sport di resistenza ci insegnano la pratica quotidiana della gestione del rischio e ci offrono un meraviglioso banco di prova per allenare la nostra sensibilità al rischio e ai tanti elementi che lo possono determinare: svolgendo una attività al limite non si può sbagliare, se si ‘tira’ troppo non si arriva in fondo. Anche Ulisse lo sapeva e nell’episodio delle sirene, riportato in figura, non ha lasciato nulla al caso, ha gestito bene i rischi, si è potuto godere davvero il viaggio e ha infine raggiunto il suo sogno.
La gestione del rischio è importante perché, come la tragedia giapponese di questi giorni ci sta insegnando, gli elementi che possono fare andare fuori controllo un progetto possono essere molti.
November 17th, 2010 by Marco
 Domenica 7 è stato il grande giorno e ho finalmente corso la maratona di New York. Parlandone con amici e colleghi tutti rimangono maggiormente colpiti dalla corsa in sé, da come si svolge e dalle sue dinamiche, ma la corsa è solo la messa in esercizio di un progetto che nel migliore dei casi comporta sei-dieci mesi di lavoro. Nel mio caso ho fatto il conto che in termini gestionali il progetto “Maratona di New York” ha comportato all’incirca un impegno di 500 ore/uomo distribuite su un tempo di calendario di 18 mesi. Un progetto quindi che ha richiesto una lunga preparazione e un lavoro considerevole, per poi essere messo in esercizio in poche ore in cui ci si gioca tutta la qualità dell’output erogato.
Ci pensavo durante i primi chilometri mentre attraversavo il quartiere di Brooklyn e avvertivo il disagio delle prime folate di aria fredda: cercavo di capire quanto l’attenta preparazione svolta mi mettesse al riparo dai rischi che sono sempre dietro l’angolo. L’analogia con i progetti che mi trovo normalmente a gestire era lampante, si lavora ad esempio per mesi per preparare una soluzione informatica e negli ultimi giorni si va in esercizio, la si rilascia in un ambiente di esercizio (normalmente diverso e più ostico di quello di collaudo) e i margini di recupero sugli eventuali inconvenienti sono risicatissimi, si rischia il fallimento del progetto per un nonnulla.
A quel punto mi sono venuti in aiuto due aspetti comuni con il project management: la strategia di rilascio del progetto con una particolare focalizzazione sulla gestione delle variabili: costo (lo sforzo fisico impegnato), tempo, qualità e ambito (azione di corsa e ritmo), rischi e benefici (arrivare, in buone condizioni e in un tempo ragionevole). Potrà sembrare strano ma nel complesso si può dire che ho applicato dei principi simili a quelli codificati nella metodologia PRINCE2: ho suddiviso la prova in fasi (nel mio caso rispettivamente due fasi iniziali di 10 km ciascuna, seguite da 4 fasi di 5 km ciascuna e un ultima fase di 2.195 km) e le ho gestite come fossero delle corse a sé stanti. Questo mi ha permesso di controllare molto meglio il mio stato fisico, la mia azione di corsa, di gestire molto meglio la disponibilità di risorse e i margini relativi e quindi di avere un miglior controllo sui rischi eventuali. Al termine di ciascuna fase ‘resettavo’ il progetto, valutavo i margini di tolleranza sul ritmo tenuto e il ‘budget di rischio’ ancora a disposizione. Con questo sono riuscito a gestire e risolvere al meglio tutti gli inconvenienti che si sono presentati (aria fredda a tratti e in due momenti un paio di problemi articolari) e ad arrivare al traguardo che avevo ancora un leggero margine da spendere.
Il tutto però a funzionato perché era stato debitamente provato e riprovato in allenamento, sotto la guida di un allenatore esperto!
June 16th, 2010 by Marco
Un collega (che in realtà poco sa delle arti marziali) mi ha fatto osservare l’altro giorno che a differenza delle arti marziali, che sono basate e favoriscono l’equilibrio energetico, la maratona no, “brucia” energia, è un’attività estremamente energivora. Devo ammettere che lì per lì mi sono trovato spiazzato da questa considerazione, mi pareva sensata e ineccepibile. Ho cominciato quindi a riflettere sull’equilibrio energetico all’interno delle varie attività, sportive e non, e sul senso stesso di equilibrio energetico.
Sono partito dalla constatazione che io sono in equilibrio energetico e, anzi, l’attività podistica mi ha favorito un maggiore equilibrio fisico e mentale a tutti i livelli. Il che sembra confermare l’ipotesi, non mia, che la maratona è una sorta di arte marziale, seppur in ‘salsa occidentale’, in contraddizione con quanto affermato dal collega. Ma dove trovare una spiegazione convincente? Ho provato ad affidarmi alla fisica riflettendo sui principi della termodinamica (vedi).
Cercando di semplificare, la fisica dice che data una quantità di energia immessa Q1 una macchina, per quanto efficiente possa essere, trasformerà in lavoro W solo una parte di questa energia mentre una parte Q2 sarà dispersa, tipicamente sotto forma di calore. Questo concetto descrive il funzionamento della cosiddetta “macchina di Carnot” e anche il corpo umano dell’atleta non sfugge al funzionamento di questo tipo.
 Schema della macchina di Carnot - Fonte: Wikipedia In primissima approssimazione l’atleta durante la propria attività brucia energia (il pane e la pasta!), il Q1, ne trasforma una parte in lavoro (la corsa!), il W, e la restante parte la “butta fuori” sotto forma di calore Q2 che viene dissipato mediante il sudore.
A un’analisi più attenta ci si rende conto che l’energia non è trasformata tutta in lavoro utile in quel momento ma anche in lavoro ‘potenziale’, nel senso che nel corso del ciclo alimentazione-allenamento vengono immagazzinate in qualche modo energie sia fisiche che psichiche da utilizzare successivamente.
Un fattore ulteriore, comune ad altre discipline sportive, è che le energie fisiche e psichiche sono immagazzinate secondo modalità che permettano il loro utilizzo in modo molto direzionale e finalizzato.
Qui secondo me sta la vera analogia tra la maratona e le arti marziali: sono discipline che insegnano a gestire l’energia, a immagazzinarla per poterla utilizzare all’occorrenza, in una direzione bene precisa e con elevata intensità.
Sul suo interessante blog Formazione Marziale Walter Allievi fa al proposito una interessante analogia tra la metafora della maratona e quella del pugno: in effetti quello che cambia tra la maratona e il pugno sta ovviamente nella velocità di erogazione dell’intensità, in un caso si parla di qualche ora nell’altro di frazioni di secondo, ma sempre di azione direzionale e intensa si tratta, sono momenti in cui si ‘spara’ fuori tutta l’energia che si è accumulata in allenamento, sia mentale che fisica.
Allenarsi a gestire i progetti è un po’ la stessa cosa ed entrambe le metafore ci aiutano: perché il project management possa essere efficace e incisivo, occorre che il project manager sappia preparare e gestire le risorse in modo da orientare lo sforzo di progetto nella direzione corretta, alla giusta intensità e al momento giusto. Per poterlo fare però deve essersi allenato lui e deve avere allenato la propria squadra a una corretta gestione dei equilibri energetici di progetto che non sono da considerare solo in termini economici e di business case, ma riguardano tutte le risorse coinvolte: umane, tecniche, organizzative e, certo, anche economiche e finanziarie.
Anche i progetti, in definitiva, sono soggetti alle inesorabili leggi della termodinamica, anche se spesso tendiamo a dimenticarlo, forzando equilibri energetici insostenibili e sorprendendoci poi se il progetto ‘scoppia’.
February 18th, 2010 by Marco
L’idea mi è venuta leggendo un articolo con lo stesso titolo. Era da circa un anno che avevo rispolverato il mio vecchio sogno di gioventù di riuscire a correre la maratona di New York. Ed era da un po’ di mesi che mi ero messo ad allenarmi seriamente, ormai avevo macinato quasi mille chilometri, cominciavo ad essere in forma, il peggio della rimozione della ruggine fisica era alle spalle, ma il traguardo era ancora molto lontano.
Non so come sono capitato a leggere quell’articolo di Mauro Covacich sul Corriere della Sera, ma è stata un’illuminazione perché mi sono reso conto all’improvviso e per la prima volta che quell’attività sportiva, iniziata per una sfida con me stesso, era in realtà un’arte marziale che mi stava cambiando la vita e anche il modo di affrontare l’attività professionale di project manager.
Mi sono sentito ‘nudo’ davanti a quell’articolo e mi sono messo a riflettere sulle analogie tra la buona gestione dei progetti e la preparazione per correre una maratona. Ho scoperto che quello che in principio mi sembrava solo uno sfizio sportivo poteva diventare il banco per mettere alla prova e sperimentare concretamente i metodi di project management e anche una potente metafora per farli comprendere agli altri nella mia attività di formatore e consulente.
Il successo nei progetti, come nella maratona, ha radici lontane dal traguardo, se sbagli a impostare la strategia non hai scampo; la conduzione dei progetti, come la preparazione della maratona, è sempre una storia di sfida continua al fallimento, di correzioni, di faticoso superamento delle difficoltà quando la sconfitta sembra ineluttabile, di ricerca continua di lucidità nella lettura delle varie circostanze, per non farsi offuscare la mente e l’anima dalla fatica e non scivolare oltre la sottile linea rossa della resa alle avversità.
Ho quindi deciso di tradurre questi concetti in un corso di formazione e di creare questo blog per condividere le mie riflessioni con amici e colleghi (correndo per diverse ore, ho molto tempo per riflettere!). Buona lettura.
Leggi l’articolo del Corriere
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