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Progetti e orario di lavoro

Friday, February 11th, 2011 by

Qualche tempo fa mi ha fatto riflettere una frase di una intervista a Manuele Bonaccorsi, autore di “Potere Assoluto”:

“Le eccezioni dovrebbero essere tali, invece in Italia il governo ne dichiara una ogni quattro giorni”

Non solo il governo, ho pensato io. Alla faccia del management by exception. E’ un nostro vizio tutto italico quello di considerare impossibile la programmazione e ineluttabile il passare da un’urgenza alla successiva. Uno scoglio culturale in cui mi imbatto tutti i giorni quando tento di far passare nelle aziende i principi del project management.

3211750_mLa memoria è andata allora a quel momento della mia vita in cui mi sono chiesto se fosse giusto lavorare fino a tardi alla sera, come allora facevo sistematicamente. Me lo sono chiesto sia perché il fare tardi al lavoro aveva ripercussioni sulla mia vita personale, sia perché mi chiedevo da un punto di vista metodologico se fosse corretto fare sistematicamente affidamento sull’orario extra per risolvere le situazioni di lavoro.

Viviamo in un ambiente lavorativo che ci mette sempre sotto pressione, nel corso della giornata siamo talmente inseguiti da mille cose urgenti da fare che spesso alla sera, riguardando alla nostra giornata, ci chiediamo cosa abbiamo fatto e rimaniamo con la sensazione di avere fatto nulla – a chi non è mai capitato?

Questa stessa sensazione è spesso la molla che ci spinge a prolungare l’orario di lavoro e fare tardi in ufficio, almeno per me era così. Poi un giorno qualcosa è cambiato. Con un collega ci siamo detti che dovevamo e potevamo programmarci tutto il calendario della settimana, anche il quarto d’ora che dedicavamo al “question time” per confrontarci e consigliarci reciprocamente sui numerosi progetti che entrambi seguivamo. Ci abbiamo provato e la vita di entrambi, per magia, è improvvisamente cambiata.

In realtà non ‘per magia’ ma perché avevamo scoperto, sarà banale ma per noi allora non lo era, che un minimo di disciplina migliora considerevolmente la qualità dalla vita e le modalità di lavoro, in una parola genera benessere. Da lì in poi è stato un susseguirsi di scoperte e ricadute positive: non si ‘perdevano più i pezzi’ dei progetti; riuscivamo finalmente a gestire le priorità, quelle vere, e non le urgenze; si riusciva a capire l’impegno effettivo da dedicare a ciascuna attività; si riusciva a trovare e misurare l’efficienza; e così via.

Dal quel momento ho cominciato a capire che se facevo tardi sistematicamente la sera era perché sbagliavo i miei piani.

Nel tempo ho poi messo progressivamente a fuoco anche quali sono gli antidoti per non ricadere nella spirale delle urgenze: non crearsi degli alibi per non fare quanto programmato qui e adesso, difendere la programmazione della propria agenda assegnando tutte le ‘urgenze’ che subentrano a slot di tempo definiti vicini o lontani nel tempo in funzione della …. vera urgenza (!) e delle priorità, agire in modo proattivo su tutti i fattori esterni che generano disturbo all’agenda, a partire dalla pianificazione iniziale e passando per una migliore gestione degli strumenti di comunicazione – telefono, mail, riunioni, ecc.

Più tardi, mettendomi a correre la maratona, ho anche trovato conferme nella programmazione sportiva. Confrontandosi con gli elementi fisiologici che determinano l’efficacia della corsa, se non si impara a gestire in modo rigoroso e disciplinato la propria ‘agenda cronometrica’, non si riuscirà mai a correre per intero una maratona. La natura non perdona, non rispettare l’ ‘agenda fisiologica’ anche di pochi secondi al chilometro può determinare il fallimento e non c’è ‘lavoro serale’ che permetta di recuperare.

Ora vivo e lavoro meglio, ho raggiunto un maggiore benessere tanto che riesco a dedicare le mie serate, oltre che alla famiglia, anche a …. scrivere gli articoli per il mio blog!

7 Responses to “Progetti e orario di lavoro”

  1. Articolo molto interessante

  2. Monica says:

    Marco, da sempre sostengo che per ottenere risultati in modo efficace, l’organizzazione del tempo (ma anche degli spazi) sia fondamentale, e tento con il mio esempio di convincere anche i colleghi, che però spesso attribuiscono poca importanza a questo aspetto; lavoro con un gruppo di creativi, che per indole o in virtu del fatto che sono “creativi” non amano conformarsi a schemi o a tabelle di marcia, e anche quando si chiede loro una tempistica o un’idea dell’iter che seguiranno, le loro risposte sono sempre molto evasive. Eppure io credo, che sapersi organizzare sia una caratteristica che può calzare a chiunque, e non solo nell’ambito lavorativo.

    • Marco says:

      Grazie Monica per il contributo. In effetti c’è sempre in agguato l’idea, molto diffusa, che elementi come ‘collaborazione’, ‘creatività’, ‘ideazione’ siano necessariamente sinonimi di processo destrutturato con la conseguenza che spesso si finisce per scivolare nell’anarchia. La mia esperienza è che si può benissimo definire delle modalità di lavoro organizzata pur mantenendo intatti i benefici della creatività: in fondo che cos’è una sessione di brainstorming strutturato se non il modo di dare un contorno organizzato e gestito ad un processo creativo?

  3. Walter says:

    Ciao Marco, bel post e problema quanto mai concreto. Mi viene in mente la frase “non abbiamo mai il tempo per fare le cose, ma abbiamo sempre il tempo per rifarle dopo averle fatte male…”
    La gestione del tempo, il far tardi alla sera, l’essere sempre occupati con la sensazione a fine giornata di aver fatto poco o nulla sono fatti comuni.
    Anch’io di tanto in tanto mi ci ritrovo nonostante la consapevolezza di quanto dici e e la conoscenza di metodi e strumenti di project e time manegement.
    Proprio la scorsa settimana ero da un cliente dove si parlava di pianificazione settimanale dei lavori, l’obiezione era proprio “si, possiamo anche pianificare MA le urgenze poi fanno saltare tutto”. Già, le mitiche urgenze. Saper pianificare, saper gestire e categorizzare le priorità necessita di forte disciplina e metodo.
    Disciplina e metodo. Sarà che oramai ti associo a Mou ma in qualche modo ce lo metterei anche qui… Assieme, ovviamente, alla maratona e alle arti marziali!
    A presto,
    Walter

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